摘要
某大型汽车整车及零部件进出口企业，在欧洲与中国大陆均有业务团队，员工统一使用 Microsoft 365 邮箱。企业要把往来邮件完整、长期、可检索地保存下来，同时满足欧洲 GDPR 对个人数据的要求。客户在 AWS 上分两个区域准备了云服务器，云璨在两处各实施一套 MailStore 邮件归档系统，并完成与 M365 的集成：两地邮件自动归档、分区存放、独立管理，上线后由云璨提供巡检与问题处理。
项目速览
项目 | 内容 |
|---|---|
客户行业 | 汽车整车及零部件进出口贸易 |
业务分布 | 欧洲团队 + 中国大陆团队 |
邮件系统 | Microsoft 365（Exchange Online） |
归档产品 | MailStore Server，共 2 套（欧洲区、中国区） |
云服务器 | 客户自有 AWS 云服务器 |
集成方式 | 与 M365 集成：日志归档（Journaling）+ 邮箱归档（基于 Microsoft Graph） |
一、客户背景：为什么汽车进出口企业需要邮件归档
汽车进出口的邮件，几乎就是业务本身：询价、报价、合同条款、订单变更、报关与物流单据、售后争议，都在邮件里往来。一旦发生贸易纠纷、海关核查或内外部审计，邮件往往是最关键的证据。客户在邮件留存上遇到三个问题：
1. 邮件散在个人邮箱里，留存不可控。 邮箱删除、容量限制、个人 PST 文件，让"该留的邮件是否真的留住了"无从保证；员工离职后，邮箱数据的调取也很被动。
2. 欧洲邮件含个人数据，要符合 GDPR。 客户联系人、员工信息等个人数据，对存储位置、访问控制、保存期限和删除处理都有要求。
3. 两地业务，数据不宜混放。 欧洲与中国大陆团队所处的监管环境、网络条件不同，若集中归档在一处，既要论证数据边界，也会带来跨区域访问的性能问题。
图-M365 邮件归档前的三个留存痛点
二、方案思路：邮件分区归档，一套区域一套 MailStore
2.1 为什么部署两套邮件归档系统
评估后没有采用"一套集中归档"，而是按业务区域各部署一套 MailStore Server：
对比项 | 一套集中归档 | 两套分区归档（采用） |
|---|---|---|
数据位置 | 集中一处，另一区域的邮件需跨区域传输 | 欧洲团队与中国大陆团队的邮件，分别归档在各自对应的区域 |
合规边界 | 边界模糊，需额外论证 | 边界清晰，便于说明和审计 |
检索性能 | 跨区域检索延迟较高 | 就近访问，体验稳定 |
故障影响 | 一处故障影响全部 | 区域之间互不影响 |
管理成本 | 一套系统 | 两套系统，需统一规范 |
多出的管理成本，用统一的部署规格、统一的归档配置规范和统一的巡检清单来消化。
2.2 整体架构
两套系统分别运行在 AWS 欧洲区域和中国区域的云服务器上，各自对接所在区域员工的 M365 邮箱，归档数据留在本区域，两套系统之间不复制归档内容，管理账号也相互独立。
图-中欧双区域 MailStore 邮件归档整体架构图
2.3 与 M365 的集成方式
邮箱系统保持 Microsoft 365 不变，邮件归档通过集成实现，员工的邮箱使用习惯不受影响：
日志归档（Journaling）：通过 M365 的日志规则，把收发邮件的副本自动送入 MailStore，保证每封邮件都被留存，员工删除邮件也不影响归档。这是邮件合规留存的基础。
邮箱归档：基于 Microsoft Graph 的归档配置，补充归档历史邮件、保留邮箱文件夹结构，需要时还能配合清理邮箱容量。
选择 Graph 的原因在于：微软已宣布 Exchange Online 自 2026 年 10 月 1 日起不再支持 EWS，MailStore 也自 26.1 版本起提供基于 Graph 的归档配置，新项目直接按 Graph 方式设计，可以避免后续再次迁移。
图-M365 与 MailStore 集成流程示意图
三、实施过程：云璨负责的部分
阶段一：部署前环境核对
云璨的实施从客户准备好的 AWS 云服务器开始。我们结合 MailStore 的运行要求，向客户提出欧洲区与中国区服务器在系统版本、CPU 内存、归档存储容量和网络连通上的建议，并预留邮件归档数据增长的空间。客户交付服务器后，我们逐台核对操作系统、磁盘、时间同步，以及服务器到 M365 的网络可达情况，确认符合部署条件后再开始安装。
验证点：两台服务器基础环境符合 MailStore 部署条件，网络可访问 M365 相关服务。
阶段二：MailStore 邮件归档系统部署
在两台服务器上分别安装 MailStore Server，完成归档存储位置、管理员账号、服务运行与访问方式的配置，并做初始化检查。归档存储采用去重与压缩，邮件长期保存时能有效控制空间增长。
验证点：MailStore 服务运行正常，管理端可正常登录，归档存储路径与容量符合规划。
图-MailStore 安装部署完成并激活
阶段三：与 M365 打通：日志归档与邮箱归档配置
这是项目的核心环节。云璨完成两套 MailStore 与各自 M365 的集成配置：在 M365 侧设置日志规则与应用权限，在 MailStore 侧创建日志归档与基于 Graph 的邮箱归档配置文件，并核对凭据权限范围，遵循最小授权原则。
配置完成后，使用测试邮箱发送各类邮件进行验证，包括中英文主题、带大附件、多收件人和抄送密送邮件，确认邮件均被完整归档，并能通过全文检索找到。
验证点：测试邮件在归档中可检索，正文、附件、收发件人和时间信息完整。
图-M365 应用API权限配置
图-MailStore 归档近期结果
阶段四：日常巡检与问题处理
系统上线后，云璨按固定周期开展巡检，并对运行中出现的问题做记录和处理。巡检围绕邮件归档的"完整性"与"稳定性"展开：
归档任务是否按计划运行、有无失败或中断；
日记邮箱归档入口是否持续接收邮件；
归档存储空间使用情况与增长趋势；
服务器运行状态与 MailStore 服务状态；
M365 凭据、应用权限和证书是否临近到期。
对于巡检中发现的问题，例如归档任务异常、权限失效、存储空间告警，云璨按"发现—定位—处理—复核—记录"的流程处理，并形成问题处理记录，便于客户追溯，也为后续运维积累经验。
图-邮件归档系统服务记录表
四、客户侧完成的工作与职责边界
邮件归档项目涉及技术与合规两个层面。为了让责任清晰，我们与客户约定了分工：
事项 | 负责方 |
|---|---|
AWS 云服务器的采购、创建与交付 | 客户 |
部署前环境核对与配置建议 | 云璨 |
MailStore Server 实施部署 | 云璨 |
与 M365 的日志归档、邮箱归档集成配置 | 云璨 |
日常巡检与问题处理 | 云璨 |
合规与保存期限确认（GDPR 等） | 客户（含法务、合规） |
用户、角色与访问权限规划 | 客户 |
历史邮件与 PST 文件的整理与导入 | 客户 |
这样的分工是跨国企业邮件归档项目中常见的做法：保存期限、访问授权和数据处理流程，属于企业自身的合规决策，由客户确认后，再由系统配置落地。
五、MailStore 在邮件合规留存中的作用
围绕"邮件归档系统要解决什么"，本项目主要用到以下能力：
完整留存：日志归档保证每封收发邮件都被留存，不依赖员工手动操作。
防篡改：归档邮件通过哈希校验保证完整性，用户无法修改已归档内容。
加密存储：归档内容采用 AES-256 加密保护。
去重与压缩：相同邮件和附件只存一份并压缩，降低长期保存的空间占用。
全文检索：支持对邮件正文与附件内容的全文检索，便于业务调取与邮件取证。
保留策略：可按策略设定邮件保存期限，支持到期清理，配合 GDPR 对保存期限的要求。
邮件审计：可记录管理与访问操作，便于内外部审计。
Outlook 集成：员工可在熟悉的 Outlook 中检索自己的归档邮件。
需要说明的是，MailStore 官方披露其产品定期通过独立机构的 GDPR 认证，这代表软件对个人数据的处理方式符合要求，但企业整体是否合规，仍取决于部署方式、保存期限、访问控制和内部流程，应由企业与法务共同把关。
六、项目成效
欧洲与中国大陆两地邮件分别归档在各自区域，数据边界清晰，便于向内外部说明。
收发邮件自动完整归档，员工删除邮件或离职后，邮件依然可检索、可调取。
邮件长期保存不再依赖个人邮箱与 PST 文件，邮箱容量压力得到缓解。
去重与压缩降低了归档存储增长。
系统上线后保持稳定运行，巡检与问题处理有据可查。
贸易纠纷、报关核查与审计场景下，邮件取证从"逐个邮箱翻找"变为"统一检索调取"。
七、经验与启示
数据边界决定邮件归档架构：跨区域业务不一定要一套系统管所有，按区域拆分反而让合规说明更简单。
日志归档保证完整，邮箱归档补充灵活：两种方式互补，比只依赖单一方式更稳妥。
按 Graph 设计 M365 邮件归档：不再依赖即将退役的接口，减少后续迁移成本。
上线不是终点：定期巡检归档任务、存储空间和凭据有效期，才能让邮件归档长期可靠。
职责边界要写清楚：合规策略由企业确认，技术落地由服务方完成，各司其职，项目更顺畅。
常见问题
Q：已经用 Microsoft 365，还需要单独做邮件归档吗？要看目标。M365 提供邮箱和部分保留能力，但独立的邮件归档系统能让邮件脱离个人邮箱的生命周期，员工删除、离职或邮箱变更后依然可检索，也更便于集中审计与邮件取证。
Q：为什么欧洲和中国大陆不共用一套邮件归档系统？欧洲邮件含个人数据，需符合 GDPR；中国大陆也有自己的数据管理要求。分区部署让数据各留在本区域，合规边界更清晰，也避免跨区域检索的性能问题。
Q：邮件归档系统部署在 AWS 云服务器上，需要关注什么？主要是区域选择、实例规格与存储规划、网络与访问控制、备份机制，以及各区域账号与权限的独立。中国区域与全球区域在账号和运营上相互独立，规划时需要分别处理。
Q：MailStore 能和 Microsoft 365 一起用吗？可以。MailStore 支持 Microsoft 365，可通过日志归档和基于 Graph 的邮箱归档两种方式对接，不改变员工原有的邮箱使用习惯。
Q：邮件归档系统上线后还需要维护吗？需要。建议定期巡检归档任务、存储空间、服务状态和凭据有效期，并保留问题处理记录。
需要为跨国业务做邮件归档与合规留存？ 告诉我们邮箱规模、分布区域和留存要求，我们可先给出 MailStore 部署与实施方案评估。
了解产品：MailStore 邮件归档
